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adjoint/adjointe au directeur général

La Boîte à Grains

C'est une position du type Contrats à Gatineau, QC publiée le août 28, 2017.

Ce poste consiste à assister le directeur général dans la gestion quotidienne. Le principal défi est de mettre en place un système de gestion.

Description de tâches :

  • Rencontrer le directeur général 1 / semaine pour prendre connaissance des priorités et des directives
  • Noter systématiquement (avec les tâches Outlook) chaque tâche à effectuer
  • Préparer des ébauches de décisions à l’aide du processus de solutions de problèmes
  • Rédiger des plans de gestions des projets reflétant les décisions stratégiques et administratives Gérer les communications entrantes / sortantes et
  • Intégrer la trousse anti stress au quotidien
  • Rédiger différents documents (français et anglais) : -pour les différents destinataires « Client, Fournisseur, Employé, etc » -ex : ébauches de politiques & processus d’affaires et les valider avec le DG
  • Garder à jour le répertoire de lettres types utilisées dans le quotidien de l’entreprise et les lier à la BDI
  • Réviser (français et anglais) différents documents
  • Faire un suivi des différentes activités de formation et s’assurer que la recette de l’entreprise est bonifiée en fonction des nouveaux apprentissages
  • Faire un suivi auprès des employés pour assurer l’intégration des apprentissages
  • Former les employés pour suivre les processus d’affaires
  • Recueillir l’information susceptible d’intéresser le DG
  • Trier les informations pertinentes à l’entreprise
  • Acheminer l’information aux personnes ou groupe de personnes concernées
  • Convoquer les joueurs concernés aux différentes réunions
  • Noter les décisions prises lors des réunions et faire des suivis à ce niveau
  • Prendre les décisions courantes en s’inspirant des politiques établies et du budget
  • Voir à la mise à jour du système de classement et du manuel des opérations
  • Saisir à l’ordinateur les données
  • Traiter la correspondance sur demande
  • Classer des dossiers
  • Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente
  • Assurer le traitement du courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique
  • Effectuer, s’il y a lieu, des tâches générales
  • Commander, au besoin, des fournitures de bureau, assurer l’entretien des machines de bureau et, lorsque des réparations importantes sont nécessaires, prendre les dispositions pour qu’elles soient effectuées.

  • Vitalité (aptitude à produire des résultats nombreux et importants)
  • Résistance au stress
  • Faire preuve d’initiative
  • Planifier son travail
  • Mesurer les progrès accomplis
  • Gérer son agenda et les priorités
  • Utiliser le processus de solutions de problèmes
  • Utiliser le processus de gestion de projets pour les changements
  • Rédaction de la recette de l’entreprise (processus, politiques, etc)
  • Maîtriser l’informatique
  • Démontrer un esprit d’analyse
  • Capacité de décider
  • Communiquer oralement et par écrit « Français & Anglais »
  • Échanger de l’information
  • Faire preuve d’esprit d’équipe

Les candidats auront à fournir leurs bulletins scolaires. 

Compétences requises

  • Niveau d'études: Universitaire
  • Années d'expériences: 0-2 années

Paquet

Salary: 35000-45000$ par année