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Team Assistant, Bilingual, Full Time, Hawkesbury

CHAMPLAIN COMMUNITY CARE ACCESS CENTRE

C'est une position du type Temps-Plein à Outaouais, QC publiée le août 3, 2017.

Team Assistant, Bilingual, Full Time, Hawkesbury

The Champlain Community Care Access Centre (CCAC) is one of the largest health service providers in eastern Ontario. Our goal is to connect people with the right care at the right time and in the right place. Every day, we help people find their way through Ontario’s health care system, understand their options and connect them to quality community-based health care and resources.

The Champlain CCAC has over 700 employees, representing a variety of health care professionals. We are recognized as one the National Capital Region’s Top Employers and have been awarded the Ontario Hospital Association’s Quality Healthcare Workplace Award – Platinum Level.

Home and community care is a rapidly growing sector of the health care field. Our organizational drive for continuous improvement, and the evolving nature of the health care sector, provides an environment where change is the norm.

Position Summary:
Reporting to the Manager, Home and Community Care, the Team Assistant assists Care Coordination staff with operational functions providing administrative and clerical support within an assigned team.

Primary Responsibilities:
The Team Assistant provides information and referral and demonstrates a high level of client service to the LHIN staff, families, service providers and the general public ensuring that they feel heard, understood and confident of follow-up.

Receives and initiates incoming and outgoing telephone calls
Communicates with members of the team to ensure information is distributed and obtained appropriately, including collecting, sorting and distributing mail, courier packages, forms lists and documents, to and from staff and agencies and photocopying and faxing/scanning documents and forms as required.
Maintains an efficient, current and secure CHRIS client record, in accordance with established guidelines including:
– completing entry of all required information (ie scanning and data entry)
– documenting all actions taken in the client file
– ensuring file availability when required by Care Coordinators
– assigning new and transferred client files to the appropriate Care Coordinator
– uploading documents to CHRIS library
– accessing the client information system for information as required
– processing files for all discharges
Listens to and documents in client file, Care Coordinators’ voice mail and, in accordance with established guidelines, takes and relays messages, refers calls, and arranges for decreases in services and collection of equipment.
Processes requisitions, prepares related documents and form letters, monitors inventory of and orders supplies, in accordance with established guidelines.

Education and Experience:
High school graduation diploma plus,
Successful completion 1 year Community College diploma in either Office Administration, Business, Health Administration or equivalent program
Minimum 18 months previous experience in similar customer service or related position in the health, social or business administration fields.

Knowledge:
Demonstrated knowledge of office procedures including filing and record maintenance and operation of telephone systems and office equipment
Demonstrated proficiency in the use of a variety of computer software applications including e-mail and the internet

Skills and Abilities:
Demonstrated ability to work with a number of stakeholders including staff, service providers, clients and caregivers
Strong oral and written communication skills
Demonstrated high level of initiative, discretion and sound judgment
Flexible and adaptable with effective problem solving skills
Strong multi-tasking and prioritization skills with a demonstrated ability to perform efficiently in a fast paced environment with attention to detail
Self-directed with the ability to work effectively both independently and as part of a team
Effective interpersonal skills demonstrating tact and diplomacy
Effective client service skills in establishing and maintaining effective working relationships with others
Fluency in English and French is required.

Location: Hawkesbury
Shift: Monday to Friday, 8:30am to 4:30pm

JOIN OUR TEAM of over 700 committed health care leaders and patient-driven professionals! If you are seeking a chance to truly make a difference in the lives of others as well as your own, take the first steps towards becoming a member of our dynamic team. All applications will be reviewed; however only those selected for an interview will be contacted. Champlain CCAC welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accomodations are available on request for candidates taking part in any aspects of the selection process.
Assistante/Assistant d’équipe, bilingue, à plein temps, Hawkesbury

Introduction:
Le Centre d’accès aux soins communautaires (CASC) de Champlain est l’un des plus importants fournisseurs de services de santé dans l’Est de l’Ontario. Il met les gens en rapport avec des soins de santé dans une région couvrant une superficie de 18 000 km2. Tous les ans, le CASC de Champlain aide des clients dans divers milieux qui ont des blessures, des maladies ou des complications liées à l’âge ou à une incapacité, en leur facilitant l’accès à des renseignements, à des services communautaires et à d’autres ressources. Nos équipes de coordination des soins aident à élaborer, pour des clients de tous les âges, des plans de soins qui sont axés sur le maintien de l’autonomie et de la dignité, à domicile comme au sein de la communauté. Notre région comprend Ottawa, les comtés de l’Est, le comté de Renfrew, North Grenville et North Lanark. La population diverse que nous desservons comprend des clients vivant en milieu urbain et rural.

Sommaire du poste:
Relevant de la/du gestionnaire, Soins à domicile et en milieu communautaire, l’assistante ou l’assistant d’équipe aide le personnel de coordination des soins dans ses fonctions opérationnelles, offrant du soutien administratif et de bureau au sein d’une équipe désignée.

Responsabilités primaires:
L’assistante ou l’assistant d’équipe fournit de l’information et de l’orientation, et fait preuve de solides compétences en service à la clientèle auprès du personnel du RLISS, des familles, des fournisseurs de services et du grand public, s’assurant qu’ils sont écoutés, compris et confiants dans le suivi.

Recevoir et faire des appels téléphoniques.
Communiquer avec les membres de l’équipe pour s’assurer que les renseignements sont transmis et obtenus de façon appropriée, y compris la collecte, le tri et la distribution du courrier, des colis de service de messagerie, des listes de formulaires et des documents, à destination et provenant de membres du personnel et d’organismes, et photocopier et télécopier ou balayer des documents et des formulaires au besoin.
Tenir un dossier du client CHRIS efficace, actualisé et sécurisé, conformément aux lignes directrices établies, y compris :
– entrer tous les renseignements requis (c.-à-d., balayer et entrer les données);
– documenter toutes les mesures prises dans le dossier du client;
– s’assurer de la disponibilité du dossier lorsqu’il est requis par les coordonnateurs de soins;
– assigner de nouveaux dossiers ou des dossiers transférés aux coordonnateurs de soins concernés;
– téléverser des documents à la bibliothèque CHRIS;
– accéder au système d’information sur le client pour obtenir des renseignements au besoin;
– traiter les dossiers pour tous les congés.
Écouter et documenter dans le dossier du client le courrier vocal des coordonnateurs de soins et, conformément aux lignes directrices établies, prendre et transmettre les messages, transférer les appels, et organiser les services réduits et la collecte d’équipement.
Traiter les demandes d’approvisionnement, préparer les documents pertinents et les lettres types, surveiller les stocks de fournitures et passer des commandes, conformément aux lignes directrices établies.

Études et expérience:
Diplôme d’études secondaires; et
Diplôme obtenu à l’issue d’un programme de collège communautaire d’un an, soit en administration de bureau, en gestion des affaires, en administration de la santé ou un programme équivalent;
Minimum de 18 mois d’expérience dans un service à la clientèle semblable ou un poste connexe dans les domaines de l’administration de la santé, des services sociaux ou des affaires.

Connaissances:
Connaissances démontrées des méthodes de travail de bureau, y compris le classement et la tenue à jour des dossiers, ainsi que du fonctionnement des systèmes téléphoniques et de l’équipement de bureau
Bonne connaissance démontrée de l’utilisation de diverses applications logicielles, y compris les courriels et Internet

Aptitudes et compétences:
Capacité démontrée de travailler avec un certain nombre d’intervenants, y compris les membres du personnel, les fournisseurs de services, les clients et les soignants
Solides compétences en communication à l’oral et à l’écrit
Niveau élevé démontré d’initiative, de discrétion et de jugement
Flexibilité et adaptabilité, et capacités de résolution de problème efficaces
Excellentes capacités multitâches et d’établissement des priorités, combinées à une habileté démontrée d’exécuter son travail efficacement dans un environnement au rythme accéléré, avec le souci du détail
Capacité à s’autogérer et à travailler efficacement de façon autonome et au sein d’une équipe
Compétences interpersonnelles efficaces permettant d’agir avec tact et diplomatie
Compétences efficaces en service à la clientèle permettant d’établir et de maintenir de bonnes relations de travail avec d’autres personnes
La maîtrise du français et de l’anglais est requise.

Période de travail : Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30

Lieu : bureau à Hawkesbury

Conclusion:
JOIGNEZ-VOUS À NOTRE ÉQUIPE composée de 700 leaders en soins de santé et professionnels qui visent toujours à répondre aux besoins des patients! Si vous cherchez une occasion de vraiment faire une différence dans la vie des autres ainsi que dans la vôtre, entamez les démarches pour devenir membre de notre équipe dynamique. Nous examinerons toutes les demandes, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes convoquées à une entrevue. Le CASC de Champlain encourage vivement les personnes ayant une déficience à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation seront prises pour les candidates et candidats qui en font la demande relativement à tout aspect du processus de sélection.

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